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 | Sujet: Compte rendu de l'Assemblée Générale du 9/12/2012  Dim 20 Jan 2013 - 13:16 | |
| LA PATTE DE L’ESPOIR
COMPTE-RENDU DE L’ASSEMBLEE GENERALE DU 9 DECEMBRE 2012
Nous remercions Gilles de nous avoir accueilli chez lui et les bénévoles de s’être déplacés.
14 bénévoles présents et 8 pouvoirs valables.
Ordre du jour
- Rapport d’activité et Financier
- Appel à bénévoles
- Bureau
- Fonctionnement de l’association
- Questions diverses
I. RAPPORT D’ACTIVITE 2011
L’année 2011 a été une année difficile pour l’association. Après l’AG de février 2011, où nous avions fait un appel à bénévoles pour récupérer notre retard de 2010, une nouvelle équipe s’est mise en place. Mais une partie de ces nouvelles recrues nous ont quitté de façon malpropre dans l’été 2011. Nous avons été monopolisés bien malgré nous à répondre à leurs attaques et à régler ce différend. Nous avons dû créer en urgence un nouveau forum. Grâce à l’aide de nouveaux bénévoles, une nouvelle équipe soudée s’est installée pour faire face et assurer le fonctionnement de l’association.
MALGRE CELA:
- On a quasiment doublé le nombre de week-ends adoptions (7) et maintenu les autres types de manifestation (4 présentations, 1 collecte, 3 marchés)
- Augmentation du nombre d’adhérents (x 2) et de parrains (x3)
- Création de notre forum
- Réalisation de l’Assemblée Générale avec la modification des statuts et le nouveau siège social
- Recrutement de 4 nouveaux bénévoles (suivi post adoption, relances, contrats, gestion du forum) ce qui fait une équipe de 12 bénévoles actifs
II. RAPPORT D’ACTIVITE 2012
TENDANCE au 30/11/2012
Les chiens
Tendance à la baisse en 2012
Répartition équivalente des types d’entrées et de sorties
2 fois moins de retour d’adoption qu’en 2011
Les chats
Légère baisse en 2011
Nette augmentation des retours d’adoption depuis 2011
Nombre de prises en charge et d’adoptions en hausse en 2012
On a placé plus d’adultes que de chatons
Plus d’adoptions de chatons qu’en 2011 mais moins qu’en 2010.
TOTAL ANIMAUX PRIS EN CHARGE
2010 = 459 - 2011 = 446 - 2012 (Novembre) = 472
On a sauvé plus d’animaux qu’en 2010 (notre année d’explosion) !
Statistiques adoptions chats
23 % week-ends adoptions (stable), 21 % FA (en hausse) , 17 % sur Le bon coin (hausse), 8 % par connaissance (stable), 8 % surf internet, 7 % Vivastreet (stable) , 4 % site Seconde chance (en baisse)
Statistiques adoptions chiens
40 % sur Le bon coin (forte hausse), 25 % week-ends adoptions (en hausse), 10 % Seconde chance (nouvelle catégorie), 8 % surf internet, 7 % par connaissance,
Pour les chats, équivalence entre diffusion et week-ends adoptions.
Pour les chiens, c’est la 1ère année que la diffusion dépasse les week-ends adoptions.
Nouvelle tendance en 2011 et 2012, les familles d’accueil adoptent leur chat. On avait cette tendance pour les chiens en 2011 mais on ne la retrouve pas en 2012.
En 2011, on a eu des adoptions grâce à Facebook qu’on ne retrouve plus en 2012.
Nombre de Famille d’accueil (FA)
- FA chats (en augmentation) : 30 régulières (dont 5 à 8 qui font également quarantaine) et une vingtaine passagères
- FA chiens (en baisse, moins de passagères) : 7 régulières, 6 à confirmer, 3 passagères
Beaucoup de mouvements
Autres chiffres
- Parrains : 23 (stable)
- Adhérents : 30 (doublé)
- Newsletter : 236 inscrits au total (baisse des inscriptions en 2012)
- Forum : 440 inscrits depuis 2011 (un vrai succès !)
- Equipe bénévole a doublé : 21 bénévoles actifs + 7 en test suite à l’appel à bénévoles
Diffusion : sur 21 régions 10 sont correctement diffusées, à améliorer
La diffusion est un poste très important pour nos adoptions, elle doit rester prioritaire.
Nos manifestations
- 11 week-ends adoptions (44, 94,78, 91) + collecte
- 3 présentations avec boutique
- 6 marchés de Noël (doublé)
Suivi administratif
- Cartes de tatouage manquantes : 39 (dont 27 de 2012)
- Contrats et/ ou Paiement non reçus : 28 (dont 14 de 2012)
- Stérilisation en retard ou manque l’attestation : 15 si on compte celles à faire en novembre
Contrôles à faire :
o sur 2009 : 3 dont 1 en Belgique
o sur 2010 : 20
o sur 2011 : 62
o sur 2012 : 100 (hors délai et stérilisation)
On est dans les mêmes chiffres que 2010, en cumulant les arriérés et en continuant à prendre en charge des animaux pendant 2 ans.
DES AMELIORATIONS
- Objectif atteint pour les week-ends adoptions avec 1 week-end/mois et collecte
- Forte diminution du retard administratif et des contrôles post adoption
- Augmentation des adhésions et des parrainages
- Poursuite de l’amélioration du site et du forum, création de nouvelles rubriques, nouvelle bannière, formulaires en ligne
- Création de l’affiche « devenez famille d’accueil » et des animaux à l’adoption
- Publication dans 30 millions d’amis de nos animaux à l’adoption
- Mise à jour des posts sur le forum et une nouvelle présentation pour faciliter la diffusion
- Renforcement de l’équipe avec l’appel à bénévoles et une division des tâches
- Création de nouveaux postes, suivi des boites de transport et vente des articles collectés
- Nouveau Partenariat avec Boutique solidaire et Actuanimaux en cours
Les objectifs non atteints
- Trouver des familles d’accueil provisoires sur la région parisienne le temps d’organiser les covoiturages ou les soins vétérinaires
- Mettre en place des procédures pour régler les problèmes (vaccin, stérilisation, adoptants injoignables…)
NOS PROJETS POUR 2013
- Stabiliser l’équipe et continuer à recruter (doublon sur les postes clés)
- Continuer l’amélioration du suivi administratif
- Créer un réseau pour les contrôleurs et covoitureurs
- Adaptation législation 2013 : fiches présentation à modifier
- Augmentation du nombre de régions diffusées
- Utiliser Facebook de manière plus efficace
- Modifier le contrat d’adoption avec des termes juridiques, revoir le contrat FA ou créer une charte
- Améliorer suivi administratif animaux en accueil (suivi vaccin, vermifuge..)
- Amélioration du suivi des bénévoles (mise en place d’un tuteur)
- Améliorer notre communication interne avec des conférences tél.
- Acheter un logiciel de comptabilité spécial association
- Mettre en avant nos partenariats
- Et à plus long terme créer un mini refuge
III. RAPPORT FINANCIER
2010
· « Autofinancement » : 77%
2011
· « Autofinancement » : 58%
· Les dons représentent 34% contre 14% en 2010
2012
· Même tendance que 2011 mais le budget est moins élevé
· A fin septembre
o Adoptions : 19 441 euros
o Frais vétérinaires : 32 966 euros
IV. APPEL A BENEVOLES
Equipe
- Une trentaine de bénévoles actifs
- 7 viennent d’intégrer leurs fonctions et ne sont donc pas encore autonomes
- Beaucoup de turn-over, la formation des bénévoles est très chronophage, pour parfois un temps d’aide très court
Postes vacants
- Responsable diffusion
- Diffuseurs (11 régions à pourvoir)
- Aide contrôles post adoption région parisienne
- Aide recherche co-voiturages (1/2 personnes)
Embauche d’un salarié
- N’est plus d’actualité tant que l’équipe bénévole mise en place se maintient
- Nous avions pensé à un contrat aidé pour limiter les coûts
o Ex CUI : environ 250-300 euros par mois pour 20h/semaine
- Ou éventuellement à des stagiaires ?
Choix stratégiques
- Limiter les sauvetages si manque de bénévoles pour le suivi et la gestion de l’association
V. VOTE DES COMPTES DU BUREAU
· Comptes 2011 et 2012 votés à l’unanimité
· Election d’un nouveau bureau, voté à l’unaminité
• Bérengère MIDEY Présidente
• Nathalie BOUVIER Vice-présidente
• Léonie REYMANN Trésorière
• Anne MOISSON Secrétaire
VI. FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION
Week-end Adoptions (WE)
- Organisation d’un WE par mois soit environ 9/an
- Pas de WE adoptions en juillet, août et décembre
- Magasins partenaires actuellement dans le 78 et le 91
- Actions proposées dans les magasins: stand animaux, collecte caddie, collecte matériel usagé, boutique et dons
- Point sur 2012
o 11 manifestations en 2012 (dans 7 lieux différents): 10 WE et 1 journée inter-association
o Adoptions: 43 chats et 14 chiens
o Collecte: 632 kg de nourriture pour chat, 1051 kg de nourriture pour chien, 1614 kg litière
o Boutique: 1528 €
o Dons 767 €
· Points positifs
o L’association profite d’une bonne image chez les magasins partenaires
o Les collectes se sont généralisées
o Depuis septembre, augmentation nette des animaux présents (chats)
· Objectifs/points d’amélioration 2013
o Trouver des magasins partenaires dans 77 et 94
o Négocier le retour des collectes contre un avoir
o Mobiliser plus de bénévoles lors des WE
o Former et coordonner les nouveaux bénévoles (qui fait quoi, comment être utile)
o Besoin d’avoir plus d’informations sur les chats lors des WE (alimentation, litière, jouets …)
Montant frais d’adoption
· Nos tarifs actuels depuis 2006
o Chat et chaton : 120 €
o Chiot : 160 €
o Chien : 160 €
o Chienne : 200 €
· Prix moyen des frais vétérinaires avec un tarif association
o Chaton (identification, tests, vaccin, rappel) : 130 €
o Chat : (identification, tests, vaccin, rappel, castration) : 160 €
o Chatte : (identification, tests, vaccin, rappel, stérilisation) : 190 €
o Chiot : (identification, vaccin, rappel) :100 €
o Chien : (identification, vaccin, rappel, castration) : 180-200 €
o Chienne : (identification, vaccin, rappel, stérilisation) : 250-280 €
· Proposition : Nécessité d’augmenter les tarifs car les tarifs des vétérinaires ont augmentés, et notre taux d’autofinancement diminue.
L’association doit pouvoir rester « indépendante » financièrement et ne pas compter sur les dons pour avoir une stabilité financière.
Continuer à ne pas faire de distinction entre chatons/chats ou chiots/chiens
Augmentation globale des tarifs de 20 € pour chaque catégorie (ce qui ferait une augmentation du budget de 6000 € d’après les chiffres de 2012) pour une période test d’un an votée à l’unanimité
Conditions d’adoption des personnes âgées
Il faut mettre en place des règles claires pour tous. Avec l’augmentation de l’âge des adoptants, nous avons un facteur de risque plus important de retour d’adoption si nous ne prenons pas de précaution.
· Aujourd’hui :
o Pas d’adoption de chiots ou de chatons après 60 ans
o Âge de l’animal en fonction de l’âge de l’adoptant
o Attestation de prise en charge d’un proche
· 2013
o Chatons ou chiots maximum 65 ans
o Attestation de prise en charge à partir de 70 ans quelque soit l’âge de l’animal
Beaucoup d’avis divergents sur cette question, pour ne pas trop s’attarder sur le sujet nous avons proposé de créer un post sur le forum pour que chacun puisse donner son avis
Faut il noter clairement ces conditions d’adoptions sur le forum ou le contrat ?
Familles d’accueil (FA)
· Contrats à refaire ou créer une Charte FA pour expliquer clairement le fonctionnement
· Remontée des problématiques suivantes :
o Prévenir la responsable des FA chats ou chiens s’il y a besoin d’une visite en urgence chez le vétérinaire
o Si une FA a des nouvelles d’un ex-protégé, les partager sur le forum impérativement, pour éviter les doublons de demande de nouvelle
o L’attribution des animaux en FA se fait exclusivement par le responsable FA (selon les critères donnés par la FA).
Remboursement covoiturage
· Depuis 2011, on demande une participation aux adoptants s’ils le souhaitent et ça marche, la majorité accepte de participer
· 280 euros de frais de covoiturage en 2011, ce qui est peu
· Pour 2013 : possibilité de reçus fiscaux pour les bénévoles actifs, si le trajet effectué n’est pas fait au départ à titre personnel
· Reçu fiscal selon le barème des impôts
Adresse administrative
Faire un post pour savoir où envoyer quoi (trésorerie, reçus fiscaux…)
DELIBERATIONS DE L’ASSEMBLEE GENERALE
- Relooker la newsletter, et voir pourquoi certains ne la reçoivent pas
- Créer un post pour donner les adresses (trésorerie, reçus fiscaux,…)
- Formulaire de prise en charge à refaire
- Créer un post sur les conditions d’adoptions des personnes âgées pour récolter les avis
- Modifier les tarifs adoptions sur les contrats, le forum
- Voir si on mentionne les conditions d’adoptions sur les contrats, le forum, les week-ends adoptions
- Faire une affiche tarif pour les WE adoptions
- Reprendre la trame du questionnaire d’Isabelle pour avoir les informations sur le comportement et les habitudes des animaux lors des week-ends adoptions | |
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